Avant de commencer, il est important de bien comprendre l'utilité de Lotus Notes. Des utilisateurs débutants le prennent pour un logiciel de messagerie électronique (e-mail), car c'est souvent cet aspect du logiciel qu'ils découvrent en premier. D'autres le qualifieront de suite logicielle de base de documents, de bibliothèque de documents, de programme de travail de groupe (groupware) ou de logiciel de communication. En réalité, Notes remplit toutes ces tâches, et plus encore. Essentiellement, Notes est une application de base de documents serveur/client distribuée, qui permet aux utilisateurs d'organiser, de traiter, de faire le suivi et de partager des informations. Avec Notes, les utilisateurs peuvent accéder à la même base de documents de façon simultanée et utiliser les informations comme ils l'entendent. Notes réunit les outils nécessaires à la communication et à la collaboration au sein d'une société :

·        La messagerie électronique

·        La discutions de groupe

·        La gestion de flux

·        La planification

·        La gestion de documents

·        Le développement d'application

·        La publication et la navigation Web

·        La réplication de documents distribués

·        La possibilité de communiquer avec des systèmes de messagerie disparates

     Notes n'est pas un système de bases de documents relationnelles, dans lequel les changements apportés à en enregistrement se répercutent automatiquement dans toutes les copies à travers le système.

     Par exemple, dans le secteur bancaire, une application peut servir à suivre toutes les informations sur un client pour chacun de ses comptes. Si le client change de numéro  de téléphone, un système relationnel modifiera cette donnée dans tous les enregistrements du système. Dans Notes, si le numéro de téléphone change dans un enregistrement, un code devra être crée pour mettre à jour toutes les copies de ce numéro de téléphone dans les document qui concerne ce client. Un projet de base de documents, s'il est préparé avec soin, permet de surmonter certaines de ces limites, qu'il faut garder à l'esprit dans le choix d'un système adapté aux besoins de votre entreprise.

     Notes n'est pas conçu non plus pour accueillir un volume de transactions élevé où des milliers de documents sont accessibles et créés chaque jour. Même s'il peut gérer des volumes de tâches important avec une organisation bien planifiée, le bon fonctionnement du système pourrait en souffrir. Soyez attentif au volume des transactions pour choisir un système.